يشير مفهوم الرقمية Digitization أساسًا إلى أخذ معلومات تناظرية وترميزها إلى أصفار؛ وذلك بحيث يمكن لأجهزة الكمبيوتر تخزين ومعالجة ونقل هذه المعلومات.

وتعني الرقمنة Digitalization التحول في الأساليب التقليدية المعهود بها إلى نظم الحفظ الإلكترونية، هذا التحول يستدعي التعرف على كل الطرق والأساليب القائمة واختيار ما يتناسب مع البيئة الطالبة لهذا التحول، وأصبح التحول إلي الرقمية أمرا ضروريا لحل كثير من المشكلات المعاصرة من أهمها القضاء علي الروتين الحكومي وتعقد الإجراءات، وكذلك القضاء على مشاكل التكدس وصعوبة الاسترجاع.

إن "الرقمية Digitization و "الرقمنة Digitalization" هما مصطلحان مفاهيميان يرتبطان ارتباطًا وثيقًا، وكثيراً ما يستخدمان بشكل متبادل في مجموعة واسعة من الأدبيات، فيما يتعلق بالتحول الرقمي.

وطبقا J. Scott Brennen  و  Daniel Kreiss فإن التحول الرقمي هو الطريقة التي يتم بها إعادة هيكلة العديد من مجالات الحياة الاجتماعية حول البنية التحتية للاتصالات والاتصالات الرقمية".

ووفقا لما ورد في تقرير صادر عن مؤسسة بروكينجز Brookings Institution: " فإن التحول الرقمي يقوم بتحويل عالم العمل؛ بحيث يصبح اكتساب المهارات الرقمية الآن شرطًا أساسيًا لتحقيق النجاح الفردي والصناعي والإقليمي". ومع قيام المؤسسات بتنفيذ "التقنيات الرقمية" - والتي تعني في الواقع أجهزة الكمبيوتر وتكنولوجيا المعلومات الأخرى فائقة التطور- تتغير وظائف الأفراد؛ فيمكن تخيل عمال المصانع يتركون المطارق والمخارط ويستخدمون أجهزة الكمبيوتر التي يتم التحكم فيها عن طريق الكمبيوتر، وتزيد التكنولوجيا الرقمية من كفاءة العمليات وتحسن شفافية البيانات.

وتختلف الاتصالات الإلكترونية عن الاتصالات الرقمية؛ حيث إن الاتصال الإلكتروني أحادي الاتجاه One Way Communication ، بينما الاتصال الرقمي ثنائي الاتجاه Two Way Communication أي اتصال تفاعلي Interactive أي أنه يركز على التغذية المرتدة Feed back أي رد فعل المستقبل على الرسالة ومدى استجابته له ومدى رضائه؛ وبالتالي إمكانية تطوير المرسل للرسالة؛ حيث يقوم المرسل بإعادة الإرسال Resending بشكل يتميز بالسرعة والاستجابة للمستقبل سواء أكان بالرد على استفساراته أو بتعديل الرسالة المرسلة سابقا، وذلك بخلاف الاتصال الإلكتروني الذي يركز فقط على إيصال الرسالة.

وبذلك يمكن القول بأن الاتصالات الرقمية تتميز بسرعة أكبر وبشفافية أكبر وبكفاءة أكبر عن الاتصالات الإلكترونية؛ حيث تتم الاتصالات الرقمية عبر الأتمتة Automation وليست الميكنة Mechanization، والأتمتة هي استبدال التفكير البشري بالحواسيب والآلات الكبيرة والأنظمة الخبيرة Expert Systems والتي تتم عبر الاعتماد على الذكاء الاصطناعي AI والتعلم الآلي ML والاستماع الاجتماعي والبيانات الضخمة.